Verplichte vertrouwenspersoon vanaf 1 januari 2025: Wat betekent dit voor de OR?

Het wetsvoorstel dat organisaties met meer dan 10 werknemers verplicht stelt een vertrouwenspersoon aan te stellen, is op 23 mei 2023 door de Tweede Kamer aangenomen en treedt op 1 januari 2025 in werking. De vertrouwenspersoon speelt een essentiële rol bij het bevorderen van een veilige werkomgeving, door medewerkers te ondersteunen bij het melden en omgaan met ongewenst gedrag zoals pesten, intimidatie en discriminatie. Voor ondernemingsraden (OR) brengt deze nieuwe wetgeving belangrijke verantwoordelijkheden met zich mee, waaronder het instemmingsrecht bij de benoeming van de vertrouwenspersoon. In deze blog lees je alles wat de OR moet weten over de verplichtingen, de rol van de vertrouwenspersoon, en welke opleidingen en vaardigheden vereist zijn om deze functie succesvol te vervullen.

Wat houdt de nieuwe verplichting in?

Vanaf 1 januari 2025 moeten alle organisaties met meer dan 10 medewerkers een vertrouwenspersoon aanstellen. Deze vertrouwenspersoon fungeert als aanspreekpunt voor medewerkers die te maken hebben met ongewenst gedrag of andere onveilige situaties op de werkvloer. Dit kan variëren van incidenten zoals pesten of seksuele intimidatie, tot bredere integriteitskwesties. De vertrouwenspersoon biedt een veilige ruimte voor medewerkers om hun verhaal te doen en biedt ondersteuning bij vervolgstappen.

Het is essentieel dat de vertrouwenspersoon onafhankelijk en vertrouwelijk opereert, zodat medewerkers zonder angst voor repercussies hun problemen kunnen bespreken. De ondernemingsraad heeft hierbij een belangrijke stem, aangezien de OR instemmingsrecht heeft bij de aanstelling van de vertrouwenspersoon.

De wettelijke verplichtingen van een vertrouwenspersoon

De vertrouwenspersoon heeft een aantal belangrijke wettelijke verplichtingen die bijdragen aan de bescherming van de medewerker en het waarborgen van een veilige werkomgeving:

• Vertrouwelijkheid: alle informatie die tijdens gesprekken naar voren komt, moet strikt vertrouwelijk blijven. Zonder expliciete toestemming van de medewerker mag de vertrouwenspersoon geen informatie delen met anderen.

• Rapportage: hoewel vertrouwelijkheid cruciaal is, moet de vertrouwenspersoon wel jaarlijks rapporteren aan de directie en de OR over het aantal en de aard van de meldingen. Deze rapportage is geanonimiseerd en dient om inzicht te geven in trends en mogelijke verbeteringen binnen de organisatie.

• Preventie: naast het ondersteunen van medewerkers heeft de vertrouwenspersoon ook een preventieve rol. Hij of zij adviseert de organisatie over het creëren van een veilig werkklimaat, bijvoorbeeld door bewustwordingscampagnes of voorlichtingen over ongewenst gedrag.

De rol van een vertrouwenspersoon​

De vertrouwenspersoon speelt een cruciale rol in het bevorderen van een veilige en gezonde werkcultuur. De belangrijkste taken van de vertrouwenspersoon zijn:

1. Luisteren en ondersteunen: medewerkers kunnen in vertrouwen hun verhaal delen en krijgen emotionele ondersteuning en advies over hoe zij met de situatie om kunnen gaan.
2. Informeren over vervolgstappen: de vertrouwenspersoon legt de mogelijkheden voor aan de medewerker, zoals het indienen van een officiële klacht, het aangaan van bemiddeling of het zoeken van juridische bijstand.
3. Doorverwijzen: indien nodig, verwijst de vertrouwenspersoon de medewerker door naar externe hulp, zoals bedrijfsmaatschappelijk werk of een mediator.
4. Preventie en advies: de vertrouwenspersoon helpt de organisatie door advies te geven over hoe ongewenst gedrag voorkomen kan worden, bijvoorbeeld door trainingen of door het verbeteren van interne procedures.

Interne of externe vertrouwenspersoon?

Een van de belangrijkste keuzes waar de OR mee te maken krijgt, is de vraag of er een interne of externe vertrouwenspersoon moet worden aangesteld. Beide opties hebben voor- en nadelen:

• Interne vertrouwenspersoon:  een vertrouwenspersoon die al in de organisatie werkt, is vaak goed op de hoogte van de bedrijfscultuur en de interne dynamieken. Dit kan voordelen hebben bij het snel en effectief aanpakken van problemen. Het nadeel is echter dat medewerkers soms terughoudend zijn om vertrouwelijke kwesties te bespreken met iemand die zij als collega kennen, waardoor de vertrouwelijkheid of objectiviteit in twijfel kan worden getrokken.Om de rol van vertrouwenspersoon goed te vervullen, is een gerichte opleiding essentieel. Deze opleidingen voorzien de vertrouwenspersoon van de kennis en vaardigheden om effectief te kunnen handelen in lastige situaties, zoals het herkennen van ongewenst gedrag en het voeren van vertrouwelijke gesprekken. Dit is met name belangrijk voor een interne vertrouwenspersoon, omdat zij binnen dezelfde organisatie werken en mogelijk direct contact hebben met de medewerkers die hen benaderen. Door een goede opleiding kunnen zij beter omgaan met deze gevoeligheden en hun taak professioneel vervullen.

• Externe vertrouwenspersoon: een externe vertrouwenspersoon kan onafhankelijker opereren, wat medewerkers meer vertrouwen kan geven om gevoelige kwesties te bespreken. Dit biedt vaak meer objectiviteit, maar brengt extra kosten met zich mee en kan betekenen dat de vertrouwenspersoon minder bekend is met de interne processen en cultuur van de organisatie.

De OR moet zorgvuldig overwegen welke optie het beste past bij de organisatie en de behoeften van de medewerkers.

Eigenschappen van een goede vertrouwenspersoon

Naast de benodigde opleiding zijn er een aantal persoonlijke eigenschappen die een vertrouwenspersoon moet bezitten:

• Integriteit: vertrouwelijkheid en onpartijdigheid zijn cruciaal.
• Empathie: het vermogen om goed te luisteren en zich in te leven in de situatie van de medewerker.
• Stabiliteit: een vertrouwenspersoon moet kalm en professioneel blijven, ook in stressvolle situaties.
• Communicatievaardigheden: het kunnen voeren van duidelijke en vertrouwelijke gesprekken is essentieel.

De cruciale rol van de OR bij de aanstelling

Met het instemmingsrecht dat de OR heeft bij de aanstelling van de vertrouwenspersoon, komt ook de verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat de juiste persoon wordt gekozen. De OR moet niet alleen letten op de opleiding en ervaring van de vertrouwenspersoon, maar ook of deze de juiste persoonlijke eigenschappen bezit. Het is daarnaast van belang om te zorgen voor voldoende draagvlak onder de medewerkers.

Conclusie

De verplichting om een vertrouwenspersoon aan te stellen biedt een belangrijke kans voor organisaties om een veiligere werkomgeving te creëren. De ondernemingsraad heeft een cruciale rol in dit proces, door actief mee te denken en bij te dragen aan de keuze van een goed opgeleide en passende vertrouwenspersoon. Met de juiste opleiding en eigenschappen kan de vertrouwenspersoon een waardevolle steun zijn voor medewerkers en bijdragen aan een gezonde bedrijfscultuur.

Heeft jouw OR al nagedacht over deze nieuwe verplichting? Het is belangrijk om tijdig in gesprek te gaan met de bestuurder en medewerkers, zodat de aanstelling van de vertrouwenspersoon zorgvuldig en met draagvlak wordt uitgevoerd. Zo wordt de werkvloer een stuk veiliger voor iedereen!